工程监理工作程序之备忘及会议记录格式

五、 备忘录的使用要求
备忘录是指监理工程师对有关工程技术、质量、安全等事项及与建设单位、承包单位、设计单位等有关单位的业务往来需备案的事情进行记录，并发往备忘对象。本表使用类似于《监理通知》，但不需对方回复，遇到一般问题时监理工程师多发此表，遇到较严重问题时应发《监理通知单》。在具体使用时，应写明事由，内容要详实，用词要委婉。
例：某工程在打预制管桩时，刚好是新旧规范交替时，监理单位提出应按新规范施工，建设单位口头同意按新规范施工，但没有书面材料，此时我们监理项目组就应该写好监理备忘录，主送建设单位，抄送施工单位，同时盖好项目组的公章。
六、会议记录方法
在项目监理过程中很多问题需要用会议的形式予以解决，会议中形成的一致意见具有法律效力，是合同的一种补充，与会各方都有义务遵照执行。根据监理工作的有关规定，工程实施过程中会议记录工作一般都由监理方负责。会议记录方式是否科学，内容是否合理、合法、明确，条理是否清楚直接反映了监理组的工作水平和总体素质。为规范监理工作，不断提高我公司的项目监理水平，对会议记录的格式和记录方式作以下规定：
■ 记录格式：
第一页为公司的C3表（会议纪要），后面附详细记录内容。
C3表中“主要议题”一览填写方法：如是例会的即写“工程例会”，质量、进度、投资专题会议的即写“×××专题会”，如是质量事故处理会议的即写“×××质量事故处理会”，第一次工程例会的即写“第一次工程例会”，其它按“图纸会审、×××方案论证、×××工程技术交底、×××工程验收”等方式填写。
■ 记录方式：
工程会议的最终目的是提出问题和解决问题，因而，我们在记录过程中应始终围绕着这个主题进行。有时某些人发言，颂古论今、旁证侧引仅仅是为了论证其观点而已，作为记录者必须抓住其要点，不能走进庐山云层中。
首先，该次会议提出了哪些主要问题，应准确的予以记录。
其次，通过会议的讨论，哪些问题形成了共同的解决意见，应明确的予以记录；对未形成共同意见的问题如需记录的可按观点区分，比如：×××单位或人的意见为：…………。以推卸责任为目的的不同意见不作记录。
最后，会议主持人或领导勉励性的，同时按有关法规、规范规定应该做到的要求作为会议记录的结尾。确无此项的可以不写。
按此方法记录会议内容，就比较合理、明确，同时文字组织应言简义赅。
[pagebreak]
下面将我公司某项目监理组的一个会议记录为例，供参考：
（会议主要议题：×××工程配套管线施工单位进场开工前协调会）
会议内容：
×××工程工期紧、任务重，其中×××部分在各施工单位的努力下实现合同目标在望。但×××部分的施工工期将更紧，整个工程工期目标能否按合同实现，关键在于电信、电力、自来水、煤气等配套管线施工单位和道路施工单位的配合是否密切。为此，招集此次会议，确定各单位进场时间、完成时间及配合的一些要求。
会议首先由道路工程施工单位对工程的整体情况进行了介绍，之后通过讨论、分析、协商，形成以下共同意见：
1、电信施工单位于4月6日进场，4月16日完成所有工作内容；
2、自来水施工单位于4月4日进场，4月8日完成全部工作内容；
3、电力管线施工单位于4月2日进场，4月25日完成所有工作内容；
4、在施工过程中，各配套管线的平面位置和标高应严格按设计图纸施工，不得擅自改变，否则因此发生碰撞，由擅自改变图纸方承担一切经济损失。
5、南半幅道路施工后，因时间和场地原因，不可能再留设施工便道，以后材料的进场会比较困难。因此，各施工单位应利用近几天时间将主要材料进场并合理堆放。
7、道路施工单位将03省道挖出的土及时外运，不得影响配套管线施工；道路支管施工时应与配套管线单位密切协调，不能影响配套管线的施工。
8、自来水施工单位应于3月8日前将南半幅道路内废弃的自来水管挖除，保证不影响道路施工单位的正常施工。确有困难的区段，留待交通改道后处理。
9、煤气横串管道保证紧跟道路单位的工作面，不影响其它单位的施工。
10、自来水管在与D1800雨水管交叉区段，采用钢管施工，确保工程进度。
以上安排与会议各方均表同意，请各施工单位落实执行。
最后，建设单位和项目监理组要求各施工单位进场后应做好文明安全工作，尤其是施工用电的安全应特别重视。接、拆电线应有专业电工负责，严格按照安全操作规程的有关要求进行操作。
记录单位：杭州中研工程监理有限公司
×××工程项目监理组