某公司老旧小区改造项目部物资管理制度

第一章 总则

第一条 制度目的

为了规范和加强物资的管理工作，保障物资的采购、储存、使用等各环节有序进行，特制定本制度，确保物资供应及时、质量合格，避免浪费，保障施工进度顺利进行。

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第二条 适用范围

本制度适用于本项目部的所有物资管理工作，包括物资的市场调查、招标、采购合同签订、物资验收、储存、发放、使用等各环节。

第三条 管理原则

1. 统一规划、合理采购：根据施工需求，制定采购计划，避免重复采购和库存积压。

2. 经济适用、质量优先：确保采购物资价格合理、质量过硬，符合设计和施工要求。

3. 透明高效、廉洁自律：物资采购公开透明，杜绝徇私舞弊，严格遵守廉洁纪律。

第二章 物资市场调查

第四条 市场调查的重要性

市场调查是采购前的重要环节，目的在于了解市场供应情况、价格波动、供应商资质和供货能力，为采购决策提供依据。

第五条 市场调查流程

1. 成立调查小组：由物资管理部牵头，财务部和技术部门参与组成市场调查小组，进行实地或电话、网络询价。

2. 制定调查计划：列出所需物资清单、规格、数量，明确调查时间和方式。

3. 供应商筛选：根据行业信息、过去的合作经验等渠道，初步筛选出3至5家有资质的供应商。

4. 价格比较：从供应商处获取报价单，并进行详细比较，选择符合要求的供应商进行下一步招标。

第六条 调查报告

调查结束后，需形成详细的市场调查报告，包括以下内容：

1. 供应商信息：包括公司名称、资质证书、信用情况等。

2. 报价信息：明确供应商所报价格、付款方式、供货周期、售后服务等细节。

3. 质量情况：记录调查中对物资质量的评价，是否符合施工要求。

4. 风险分析：分析可能的市场风险，如价格波动、供货延迟等情况。

市场调查报告应由项目经理、财务部和技术部联合审定后作为采购依据。

第三章 物资招标管理

第七条 招标原则

物资采购应严格执行集团及项目部的招标制度，公开透明，确保采购物资质优价廉，杜绝暗箱操作和腐败行为。

第八条 招标流程

1. 编制招标文件：物资管理部根据市场调查情况，编制招标文件。文件应包括物资名称、规格型号、数量、质量标准、供货期限、付款方式、投标须知等。

2. 发布招标公告：项目部通过公开渠道发布招标信息，或向已筛选的供应商发出招标邀请。

3. 组织开标：由物资管理部组织，财务、技术部门参与，成立评标小组。评标小组对投标文件的价格、质量、供应能力等方面进行综合评估。

4. 确定中标单位：评标小组根据综合评分表，按评分高低确定中标供应商，报项目经理审批后通知中标单位。

5. 签订合同：中标单位确定后，双方签订采购合同，明确物资的供货期限、质量标准、违约责任等条款。

第九条 评标细则

评标应按以下因素进行打分：

1. 价格因素（占比40%）：比较各投标供应商的报价，确保价格合理。

2. 质量因素（占比30%）：根据供应商提供的样品或历史合作经验，评估物资质量是否符合项目需求。

3. 供货能力（占比20%）：供应商的供货速度、物流能力及售后服务是否到位。

4. 信用记录（占比10%）：根据供应商的市场口碑、财务状况、是否有不良记录等进行评估。

第四章 合同管理

第十条 合同签订流程

1. 合同编制：根据中标结果，由物资管理部起草采购合同，合同内容应明确物资的名称、规格、数量、交货地点、付款方式、交货期、质量要求、验收标准等。

2. 合同审批：合同初稿需由项目经理、财务部、技术部共同审核通过，方可签订。

3. 签订与归档：合同签订后，物资管理部应妥善保存合同原件，并进行合同备案管理。

第十一条 合同执行监督

合同签订后，物资管理人员需对合同执行情况进行监督，包括供货进度、质量问题等，确保供应商按合同约定履行。

第十二条 违约处理

若供应商未能按合同履行供货，项目部有权依据合同追究违约责任，具体包括：

1. 延期供货的处罚；

2. 因质量问题造成的返工、停工损失赔偿；

3. 严重违约者列入供应商黑名单，取消后续合作资格。

第五章 物资验收

第十三条 验收流程

物资到货后，物资管理部、技术部、使用部门需共同参与验收，验收内容包括物资的数量、规格型号、质量等。

1. 数量验收：物资管理人员根据采购合同和供应商的发货单，清点实际到货数量，核对是否与合同要求一致。

2. 质量验收：由技术部根据合同中的质量标准，对物资的外观、规格、型号等进行检查，必要时邀请第三方检测机构进行质量检测。

3. 验收报告：验收完毕后，应填写物资验收报告，验收报告由物资管理人员、技术人员及使用部门共同签字确认。

第十四条 不合格物资处理

若验收中发现物资存在质量问题或数量短缺，应立即与供应商联系处理。对于不合格物资，需按以下方式处理：

1. 退货：对不符合要求的物资，供应商应无条件退换。

2. 补货：若物资数量不足，供应商应立即补齐。

3. 索赔：若不合格物资导致项目延误或造成经济损失，项目部应向供应商追讨赔偿。