《太原铁路局物资供应商关系管理办法》太铁物〔2016〕9号

太原铁路局文件

太铁物〔2016〕9号

太原铁路局关于印发《太原铁路局物资供应商关系管理办法》的通知

各单位：

现将《太原铁路局物资供应商关系管理办法》印发给你们，请贯彻执行。

太原铁路局

2015年12月31日

太原铁路局物资供应商关系管理办法

• 总  则

第一条  为规范路局物资供应商关系管理，建立和完善物资供应商关系管理体系，依据《中国铁路总公司物资供应商关系管理办法》（铁总物资〔2015〕34号）和路局运输生产实际，制定本办法。

第二条  本办法适用于太原铁路局（以下简称路局）及基层各单位。

第三条  本办法所称供应商是指潜在或实际为路局及基层各单位提供物资的法人和其他组织，以及路局规定应纳入管理的其他物资供应企业。

第四条  本办法所称供应商关系管理主要包括供应商基础信息管理、不良行为管理、信用评价和风险防控等内容。

第五条  供应商关系管理遵循“公平公正、归口管理、动态优化、信息共享”原则。 

第二章    管理职责 

第六条  实施归口管理。按照总公司、路局集中采购（以下简称集中采购）和自采权限分工，实行总公司、路局、基层单位三级物资供应商关系归口管理，分别由各级物资管理部门归口承担。集中采购物资供应商在路局统一管理基础上全面纳入总公司供应商关系管理体系，使用单位自采物资供应商（以下简称自采物资供应商）纳入本单位供应商关系管理体系，总公司、路局、基层单位按照职责分级承担相应供应商关系管理职能。

第七条  路局物资管理处是路局物资供应商关系及信用评价的归口管理部门，主要职责如下：

（一）落实总公司管理要求，健全路局供应商关系管理制度。

（二）牵头组织集中采购物资供应商信息核实审定，建立集中采购物资供应商信息档案。

（三）完善供应商不良行为认定标准，复核认定集中采购物资供应商不良行为，受理并组织相关部门核查供应商不良行为认定异议。

（四）公示、公布集中采购物资供应商不良行为局内处理结果，动态调整与供应商合作关系；向总公司上报集中采购物资供应商不良行为认定结果及向总公司的处理建议；督促供应商进行整改。

（五）组织开展物资供应商信用评价，建立集中采购物资供应商信用评价档案，并向总公司上报集中采购物资供应商信用评价结果。

（六）组织集中采购物资供应商信用评价等级在物资管理活动各环节运用。

（七）接受总公司物资供应商关系管理工作指导、监督；指导、监督各单位规范开展物资供应商关系管理工作。

第八条  路局企法、财务、总工、价格、各业务、安监、安监办机辆验收室、监察等相关部门，按照部门职责，以不良行为分类分级标准、信用评价指标内容为依据参与供应商关系管理，向物资部门反馈供应商不良行为和信用评价信息，参与供应商不良行为异议核查，共同做好集中采购物资供应商关系管理工作。

第九条  各单位是供应商关系管理及信用评价的实施主体，主要职责如下：

（一）落实路局物资供应商关系管理要求，健全本单位供应商关系管理制度。

（二）组织自采物资供应商信息核实审定，建立自采物资供应商信息档案。

（三）建立集中采购、自采物资供应商不良行为记录，并及时向路局上报。

（四）认定自采物资供应商不良行为，受理并组织核查自采物资供应商不良行为认定异议，发布不良行为处理结果，督促供应商进行整改。

（五）组织相关部门、车间班组开展物资供应商信用评价工作，建立供应商信用评价档案，并向路局上报集中采购供应商信用评价建议。

（六）按照最终信用评价分数确定自采物资供应商信用等级，并具体实施物资供应商信用评价等级在物资管理活动各环节运用。

（七）接受路局物资供应商关系管理工作指导、监督，规范开展本单位物资供应商关系管理工作。

第三章      信息管理 

第十条  明确供应商基本条件。全面放开物资市场，鼓励有实力的企业参与路局物资供应，不得设置不合理资格条件对供应商实行差别或歧视待遇。参加物资采购活动的供应商应当具备以下基本条件：

（一）具有承担民事责任的相应能力。

（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。

（三）具有履行合同所必需的生产经营场所。

（四）具有按照国家规定标准检测合格的生产设备和质量检验设备。

（五）具有相应的专业技术人员和专业技术能力。

（六）具有完善的产品质量保证体系和管理制度。

（七）具有应有的供货及服务能力。

（八）代理商应具有生产厂家的有效授权代理资质。

（九）所供产品标识规范，附有有效技术证件，应包装的物资包装完备；代理商所供产品应与授权代理资质完全一致。

（十）法律法规、总公司、路局规定的其他条件。

（十一）在国家法律规定的允许范围内经营。

第十一条  供应商信息核实审定。供应商信息核实审定实行以定期核审为主，单次、临时核审为辅的方式。凡参与采购的供应商信息原则上实行定期核实审定；参与公开招标、谈判采购、单一来源采购的供应商信息根据实际需要可实行单次核实审定；运输生产急需或有利于优化局内市场供应结构时，可实行临时核实审定。经核实审定的供应商信息纳入供应商信息档案统一管理，日常采购时予以采信。

第十二条  实行档案化管理。路局、各单位分别建立集中采购、自采物资供应商信息纸质和电子档案。供应商档案内容包括供应商信息核实审定资料、信用评价资料、不良行为记录等，供应商档案保存30年。集中采购物资供应商信息在铁路物资管理信息系统和路局物资采购商务平台中实现集中管控、内部共享。

第十三条  实施信息登记制度。要求物资供应商提交完整的企业信息和资质信息，在路局物资采购商务平台中自主登记下列信息：

（一）营业执照、税务登记证、组织机构代码、银行开户证明等企业基本信息。

（二）生产经营许可范围内产品目录。

（三）拟供应物资。

（四）按对产品的不同要求，提供相关生产许可证书、产品认证证书等产品资质证明。

（五）生产企业对代理企业的授权书、质量保证承诺及生产企业的相关资质文件。

（六）供应商信息库设置的其他信息。

第十四条  督促登记完善信息。对已实质建立合同关系的供应商，路局将督促其在路局物资采购商务平台中登记或完善信息；在供应商企业信息或产品资质信息发生变化时，供应商要按要求补充提交相关资料、及时更新维护供应商信息。

第十五条  信息审核。路局根据供应商信息核实审定结果，对供应商在路局物资采购商务平台中登记信息的完整性、真实性、有效性审核，确保供应商信息库信息真实准确，为物资采购、供应商管理提供依据；并根据采购实际情况，在物资采购商务平台中建立供应商拟供应物资与铁路物资目录的关联、并实施维护。

第四章  不良行为管理 

第十六条  不良行为管理范围。不良行为管理是供应商关系管理的重要内容，供应商在物资管理活动中存在的下列行为，均应纳入不良行为管理范围：

（一）供应商在参加物资采购过程中违反国家有关法律法规、总公司、路局管理要求的。

（二）供应商在合同履行过程中违约的。

（三）供应商干扰、破坏路局物资市场秩序的。

（四）供应商产品存在质量问题或安全隐患的。

第十七条  不良行为分级管理。根据供应商不良行为的性质及造成的影响程度，分为一般不良行为、较大不良行为和重大不良行为、特大不良行为四个等级。不良行为分类分级标准由路局另行发布。

第十八条  不良行为处理。根据不良行为的性质和影响，对与供应商合作关系作出定期暂停采购、列入“黑名单”等调整，并作为信用评价的组成部分。

第十九条  供应商不良行为实行动态处理。集中采购物资供应商不良行为，由物资管理处组织相关部门核查认定后，在路局物资采购商务平台公示、公布不良行为局内处理结果，动态调整与供应商合作关系，同时按程序将不良行为认定结果及向总公司的处理建议上报总公司。

自采物资供应商不良行为，由各单位物资管理部门比照集中采购物资供应商不良行为处理流程办理。

第五章      信用评价

第二十条  供应商信用评价。是指对物资供应商在评价周期内产品质量、售后服务、合同履行等综合情况进行全面、客观评价，确定供应商信用等级，运用评价结果的过程。

第二十一条  建立两级反馈机制。各单位相关部门及车间班组根据职责分工及信用评价指标内容，及时向本单位物资管理部门反馈评价信息；路局相关部门、各单位物资管理部门及时向物资管理处反馈评价信息。

第二十二条  信用评价实施。物资供应商实施年度信用评价，路局按程序上报集中采购物资供应商信用评价建议，经总公司审核确定后在铁路物资管理信息系统和物资采购商务平台上进行公示、公布。各单位审核确定自采物资供应商信用评价结果，并进行内部公示、公布。

第二十三条  强化与供应商就评价结果沟通。结合物资供应商信用评价情况，路局、各单位及时通报其存在问题，督促供应商守信履约、提高服务水平。

第二十四条  全面运用信用评价结果。总公司通过信用评价结果划分集中采购物资供应商信用等级，并统一发布集中采购物资供应商信用风险预警信息；各单位划分自采物资供应商信用等级，内部发布信用风险预警信息。路局、各单位须严格落实供应商信用等级和信用风险预警信息，在物资采购、入库验收、料款结算等环节全面运用，作为物资采购和供应商关系调整依据，降低物资管理风险。

第六章     风险防控

第二十五条  建立实地考察机制。与新进入路局物资采购市场或存在较大信用风险的供应商建立合同关系前，各专项采购小组组长部门应从实际出发综合分析，必要时组织路局相关部门、单位对供应商进行实地考察，记录考察情况，重点审查其生产条件和产品质量保障情况，降低合同履约风险。

第二十六条  落实“黑名单”机制。给路局造成重大经济损失、不良社会影响的；因产品质量问题造成事故的；连续发生危及铁路行车安全事故和安全隐患的；弄虚作假、虚报谎报价格、供应假冒产品的；中标或合同签订后，无正当理由拒不签约或履行合同，影响路局运输生产的。物资管理处复核认定并组织核查认定异议后，在路局物资采购商务平台公示，将相关供应商纳入路局“黑名单”，同时将认定结果上报总公司。对列入“黑名单”的供应商，路局将停止与其合作关系，永久清出路局市场，并由合同签订单位对相关供应商进行索赔和责任追究。

第二十七条  加强内部监督。路局定期对各单位供应商关系管理情况进行监督检查，检查结果纳入物资管理绩效评价和经营业绩考核。供应商关系管理工作人员违反工作和廉政纪律的，要按照有关规定实施责任追究。

第二十八条  建立公开监督渠道，自觉接受社会监督，公正处理供应商异议事项，维护市场公平秩序。

第七章  附  则

第二十九条  各单位应根据本办法，结合本单位实际细化制定实施细则。

第三十条  本办法由路局物资管理处负责解释。

第三十一条  本办法自2016年1月10日起施行，前发《太原铁路局关于印发<太原铁路局运输生产物资供应商管理办法（试行）>的通知》(太铁物〔2013〕354号) 同时废止，前发文件与本办法不一致的，以本办法为准。

--------------------------------------------------------

抄送：各部门。

----------------------------------------------------------------

太原铁路局办公室（党委办公室）

2016年1月4日印发

--------------------------------------------------------