6.卷盒各项内容填写均使用黑色油墨刷制。(九)会计档案的分类与排列。
以独立核算会计单位进行分类;按年度——独立会计核算单位——保管期限——类别进行排列,采用同一个年度、同一个独立会计核算单位和保管期限先长后短编案卷流水号。保管期限同为永久的案卷,按照移交清册、销毁清册、会计档案鉴定意见书、保管清册、年度财务报告、审计报告先后顺序排列;保管期限同为30年的案卷,按照日记账、总账、明细账、凭证、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申请表、所属单位年度财务报告先后顺序排列。
(十)会计档案编目。
1.会计档案案卷目录。为方便借阅,应编制"会计档案案卷目录"、"会计档案案卷目录封面"(见附件8、附件9)。
2.会计档案归档说明。档案部门在每年完成会计档案归档任务后,应编写"会计档案归档说明"(见附件11),归档说明其内容包括:
(1)本年度内哪些部门会计档案已归档,哪些部门会计档案未归档及其原因。
(2)本年度会计档案的归档数量,按保管期限和种类划分各多少卷,已归档的档案是否齐全、完整。
(3)已归档案卷质量情况。
(4)会计档案分类排列上架情况。
(5)会计档案有无损坏情况。
(6)会计档案销毁及留存情况。
(7)其他需要说明的问题
3.编制会计档案案卷目录索引。
为便于查找档案,需编制"会计档案案卷目录索引"(见附件12),以揭示每类会计档案的数量、所在张次及案卷起止号。索引中的"目录号"系指一个财务部门形成会计档案案卷目录的年度代号,年度代号采用阿拉伯数字,一年一个代号,逐年递增编流水号。如:第一个年度形成会计档案的案卷目录应从1编起。会计档案案卷目录索引,放在案卷目录前面一并装订,作为检索工具保存。
第十五条档案部门在完成年度会计档案归档任务后,应将本年及历年会计档案数量及鉴定销毁变动情况,填写"会计档案年度数量统计表"和"会计档案历年数量统计表"(见附件13、附件14)。
第十六条财务部门向档案部门移交会计档案时,其案卷质量、移交手续必须符合本办法的要求。
财务部在办理会计档案移交时,应当编制"会计档案移交清册"、"会计档案移交目录"(见附件4、附件5),一式两份,交接双方按移交目录进行清点,核对无误后双方签字盖章,各自保留一份以备查考。
纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。
第十七条各单位应当严格按照相关制度利用会计档案,各级档案部门对保管的会计档案应进行科学管理,做到妥善保管、排列系统、存放有序、查找方便。在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。
所属各单位档案部门应建立健全会计档案借阅、复制登记制度。单位保存的会计档案一般不得对外借出,会计档案主要为xxxx公司的各项工作服务。确因工作需要且根据国家或企业有关规定必须借出的,会计档案借阅、查阅须经财务部门领导同意(原则上不得借出),应当严格按照规定办理相关手续。
会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,查阅或复制会计档案的人员,不得在会计档案上做任何记录、符号和标记,更不准涂画、拆封、抽换或涂改,并在规定时间内归还。
第十八条单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。
第十九条会计档案鉴定工作应由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。
单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。
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