物资管理中的资金请批和付款操作规范及流程

一、物资设备管理人员进行具体分工，统一建立台账

物资部对每一位业务员进行具体分工，业务员负责采购，保管员负责验收，内勤员负责对账结算，物资设备部长负责审核，采取互相配合，互相监督的机构，业务和保管分别建立收发台帐，物设部长定时检查业务台账，核查业务员台账和保管员台帐是否相符，核查保管员台账与库存数量是否相符，材料设备配件做到“帐物相符、账账相符”。

二、采购材料按时结算对账

物资部采购的材料每月能否按时结算对账，直接影响到项目部统计数据的准确性和成本核算。物资部采购的每一批材料，必须按时准确入账，大量连续购入的材料（例如钢材、砂石料）、定点采购的材料实行月结，每月20日必须结账；临时采购的小型零星材料在三天内必须报帐；每月23日所有购买的材料必须结算完毕；每月25日物资部分别与财务部和供应商进行对账，核对当月结算金额、累计供货金额、当月付款金额、累计付款金额和欠款金额，做到物设部和财务部的账目要相符，物设部和供应商的账目要一致，做到台账齐全，账目清楚，数量准确。在供货过程中，由于多方原因有些材料已经购入并投入使用但发票未到的，先应按实际收到的数量和合同规定的单价办理入库手续，没有签定合同的小型材料按当时双方共同确认的单价办理入库手续，确保当月采购的材料当月入账便于归集成本，然后在付款时要按照材料的税率在货款中暂时扣除压所欠发票的金额，直至供应商补齐正规销售发票后才能支付这部分的货款。
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三、严格控制报账程序，完善各项签字手续

 物设部采购的材料每次到财务报账时，必须要有点验单、结算单（例如砂石料和钢材等材料是月结的要做结算单，见表1中附表8），并附采购计划表（或者合同副本）和送货清单等明细表。采购计划表要有项目经理、项目总工、分管领导、物资部长、工区负责人和保管员签字；送货清单要有收料单位保管员、工区负责人和供应商签字；结算单必须要有、业务经办人、物资部长、使用单位负责人和送货单位负责人共同签字才能报账。

四、材料付款程序

所有验收合格的材料，各项手续办理齐全，供应商提供合格销售发票后，按合同规定进行付款。未提供发票的原则上不能付款，有特殊情况的，根据实际情况可以酌情考虑支付一部分货款。每次付款时物设部要了解合同规定的付款方式，扣除相应的质量保证金，严禁超拨材料款。在申请付款前物资部根据与财务部和供应对账完毕后的信息汇总做一个外欠款统计表报主管领导进行资金批复。在向主管领导上报资金批复时，物资部要根据实际供货情况，向领导提供需要优先支付的供应商名单（有些材料属于垄断材料，不付款可能供应商就不送货，影响正常施工），供领导进行参考。在主管领导批示之后，物资部根据领导的批示填写物资付款申请表，在填写申请表前一方面，要核查收款单位的账号和开户行，看收款单位是否与合同规定相符，与合同不符的要拒绝付款，有特殊原因的必须要有供应商的授权委托书才能付款。另一方面，主要材料有质量要求时，在付款时一定要留够质量保证金，质量保证金一般在使用三个月后无质量问题再付款。填写完毕后，交于财务部复核。财务部核对无误并签字后，物资部报请项目分管领导签批，分管领导审核完毕后报请项目主管领导批示。待签字程序履行完毕，物资部与要支付的供应商进行联系，请供应商提供与支付金额相等的盖有公司财务专用章（如果供应商是个人的要按有个人手印）的收款收据。物资部将物资付款申请表进行复印存档，原件及收款收据交财务部，请财务部办理付款手续。