(三)物资需求部门的职责
1、按预算提出物资需求申请、对已到货物资及时办理申领。
2、负责对公布的积压库存物资根据需要及时领用。
3、协助办理物资的资产减值、报废等处置工作。
第九条 库存物资管理归口部门应设专职管理岗位人员负责库存物资管理,负责人员与物流管理人员应由不同人员担任;仓储部应设专职库存物资管理员具体负责库存物资帐务和实物的管理,调度员、配送员、料帐员与库管员应由不同人员担任;财务部门应指定专人负责库存帐务核算管理。
第三章 库存物资的管理与控制
第十条 库存物资归口管理部门应依据其销售、生产、、资金筹措等情况制订仓储计划,并根据物资的具体情况进行分类管理,对常用物资结合其流程和周期设立安全库存量,确保生产物资供应的需要。
第十一条 各公司应根据管理需要设置二级分库。
第十二条 为有效控制库存,工程物资的领用应根据项目的实施进行及时领用。
第十三条 库存量的精确管控要求
(一)物资需求计划要求
各级物资需求部门在编制物资需求计划时要遵循“及时性、准确性、技术性、时限性”原则,确保物资名称、规格型号、数量、供货时间准确无误。
(二)到货物资领用要求
办公用品、劳保用品、安保用品等物资需求部门负责对物资使用情况进行管控,原则上需求物资在到货3个月内,需求部门必须全部领用出库完毕;
工程物资需求计划以工程项目为依据,按照会审确定具体物资规格、型号、数量进行编制,工程物资到货后,根据工程实施进度进行领用,在工程项目完工前领用完毕。
(三)库存限额管控要求
在财务部门指导下,库存物资归口管理部门要组织需求部门,结合库存实际及需求计划,设立库存额上限及下限,每半年调整一次,纳入绩效管控体系,实现逐步降低的目标。
库存额下限:以保障业务、生产所需为前提,结合供应商区域库存的保障设立库存额下限,根据需求变化、时限压缩及生产效率提升,实现逐步降低。
库存额上限:以减少企业风险、提高现金利用率为目标,结合现有库存量及积压物资盘活计划,以具体物资分类确定库存额上限,通过对需求计划及领用管理的逐步精确,逐步降低库存额。
(四)库存信息管理要求
1、各级库存管理部门要加强库存信息管理,做到准确无误,每季度结束后的15天内,需核对需求、实施、物资领用、库存情况等情况,进行分析,并将有关信息反馈需求部门,协助需求部门确定存货盘活计划,有效降低库存风险。
2、各级库存物资归口管理部门可根据实际需要与年度供应商建立长期合作关系,发挥供应商库存作用。在XX公司签署集中框架协议的基础上,由仓储部与供应商签署物资代管协议,供应商将一定限量的备用物资存储在我方指定仓库,仓储部为供应商保管。公司需要时,提出申请,经XX公司审批同意后,直接领取使用。每月根据领用量双方进行订单合同结算,逐步实现“零库存”管理。代管物资所有权不属于我公司,物资因跌价减值而产生的损失风险应由供应商承担。仓储部应比照我公司库存物资管理办法对代管物资进行规范管理,建立台帐,每月与供应商进行盘点、对账,确保帐实相符。
3、各级库存物资归口管理部门应报送物资出入库信息。在每月结束后10天内,向XX公司仓储部报送月度库存物资管理信息,具体包括库存种类、库存量(数量及价值)、物流运营成本、物资周转率等指标。
4、XX公司仓储部应在每季度结束后15天内,向上级部门报送本季度库存物资统计信息,具体包括库存物资总额、库存率、库存周转率等指标。每年1月31日前向上级部门上报年度库存管理分析。
第四章 物资出库、入库、退库管理
第五章 库存物资调拨管理
第十四条 XX公司仓储部根据需求申请,负责股份公司与各公司、公司与公司之间的库存物资调拨管理。
第十五条 XX公司仓储部按季度公布XX公司可调剂盈余物资信息,公司按月公布公司可调剂盈余物资信息。各级管理部门应本着“能用不买”的原则,充分利库。
第十六条 物资调拨分为需求调拨和盈余调拨,需求调拨指由物资短缺方请求紧急物资调入的调拨行为,盈余调拨指物资盈余方请求盈余物资调出的调拨行为。
第六章 库存物资的盘点清查
第十七条 为确保库存物资帐实相符,仓库必须进行定期和不定期盘点。库存管理部门应会同财务、审计等部门根据实际需要进行抽查盘点。不定期盘点根据实际需要进行,如在库存人员更换、仓库转移等情况发生时,均应进行盘点。
第十八条 日常定期、不定期自盘由仓储部自行组织,其他部门可不参与。每年至少一次的存货及工程物资全面盘点、每月的分类盘点及重要物资的专项盘点由管理部门负责编制盘点计划,确定主盘人(由非盘点仓库管理员担任)、辅盘人(由盘点仓库管理员担任)、监盘人(由财务、审计等部门人员担任),由主盘人在辅盘人的协助下负责实物盘点,监盘人进行现场监盘、复核或抽查。全面盘点以现货盘点法(以实物对帐)进行。盘点范围为在库所有物资。
第十九条 库存物资盘点的内容包括:
(一)核查物资品名规格、清点库存数量,核对帐、实是否相符;
(二)检查物资的外观质量有无变化;
(三)清查有无超过保管期限及积压的物资;
(四)检查保管条件和安全措施及消防设备是否齐全有效,是否符合保管物品性质的要求。
第二十条 库存物资的盘点清查程序:
(一)各级库存管理部门负责管理仓储部制订库存物资的清查盘点计划,明确盘点物资范围、盘点基准日、盘点时间、参盘人员等,报财务部审核。盘点前应通知相关参盘人员,盘点时仓库暂时停止出入库。
(二)根据清查盘点计划,仓库记账员在盘点基准日前将帐结帐完毕,从ERP管理系统中导出盘点表。盘点时由库存管理员与仓管员当面逐项清点各项物资,共同填写盘点并签字确认。库存管理部门、工程管理部门、财务部、审计部门等进行监督抽盘,并将实物盘点结果与明细帐进行一一核对。盘点结束后,仓管员根据盘点结果备注实物登记簿。同时,在ERP管理系统中登记盘点表,系统自动进行盘点结果与明细帐核对,形成库存盘点结果表,仓管员、监盘人在结果表上签字确认,盘点结果表不得更改涂写。对于帐实不符的,仓库负责查明原因,编写说明,并将盘点结果表与说明,经库存管理部门经理审核后(工程物资还需报工程建设部门审核),财务部经理审批。经审批后,及时更新登记簿。
(三)工程物资的分类盘点按照一般存货盘点流程由仓管员、记帐员进行,库存管理部门、财务部、工程建设部门、审计部门派人监盘。盘点结果表与说明由库存管理部门、工程建设部门、财务部以及审计部门经理审批。经审批后,及时更新登记簿。
第七章 库存物资清查结果的处置
第二十一条 库存物资盘盈、盘亏的处置
对清查盘点中发现的盘盈、盘亏存货及工程物资,由各库存管理部门提出初步处理意见,并牵头组织财务、审计等部门对存货及工程物资盘盈盘亏原因及处置意见进行审核,对整体物资进行复核整理后,报公司分管领导审批,公司管理层审批核准后上报XX公司审批,由XX公司仓储部牵头组织财务、审计、等相关责任部门进行审核后,报XX公司公司管理层进行审批,审批结果下文批复各公司。对于重大的盘亏、盘盈需报XX公司批准处理。根据有关批复,公司财务部报当地税务局进行申报,根据当地税务批复进行相关的帐务处理。如果税务局当年未能批复,财务部根据企业会计制度及相关的税务规定进行相关的帐务调整。
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